BRUDED : une expérience de 15 ans de fonctionnement à distance et en télé-travail

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Née en septembre 2005, avec une poignée de communes adhérentes, l’association BRUDED a rapidement pris de l’ampleur pour compter aujourd’hui plus de 170 communes et intercommunalités adhérentes. La première salariée recrutée en 2006, a été rejointe l’année suivante par deux autres salariés puis par une quatrième en 2009.

Dès le début, les élus fondateurs de BRUDED ont fait le choix du télétravail pour animer le réseau BRUDED. Cette solution avait un double objectif :

  • Permettre aux chargés de développement d’être répartis sur le territoire breton et d’être ainsi au plus proches des collectivités adhérentes
  • Adopter une forme de travail considéré comme une solution d’avenir pour le développement des territoires ruraux

15 ans plus tard, ces principes fondateurs sont restés les mêmes. Et l’association BRUDED a développé toute une série d’outils et de modes d’organisation pour faciliter le travail à distance au sein d’une équipe qui compte aujourd’hui 6 salariés permanents, au service d’un conseil d’administration de 20 membres.

Côté équipe

  • Un travail en binôme : tous les dossiers, qu’ils relèvent de la gestion interne de l’association (organisation des réunions d’équipe, des CA, gestion de la comptabilité, communication…) ou externes (organisation des cycles de visites, suivi des publications, lien avec les partenaires…), sont travaillés en binôme par deux membres de l’équipe. En général, le cadre est fixé par le CA puis précisé par le Bureau. Le binôme salarié est ensuite autonome dans la prise de décision, après consultation le cas échéant des autres membres de l’équipe ou du seul coordinateur. L’objectif étant de libérer les énergies et d’éviter un fonctionnement pyramidal.
  • Un agenda partagé : les salariés partagent leur agenda, via Google agenda, ce qui permet à tout à chacun de savoir qui fait quoi à quel moment. Ce même outil nous permet de faire en fin d’année un suivi analytique de nos temps de travail.
  • Une visiophonie hebdomadaire : chaque lundi une visiophonie en skype permet à tous les salariés de dérouler l’activité prévisionnelle hebdomadaire et d’organiser les échanges à venir pour faire avancer les dossiers. Le reste de la semaine, les skypes de l’équipe restent ouverts pour permettre des échanges au fil de l’eau. L’équipe se réunit par ailleurs physiquement une fois toutes les 3 semaines, sur une journée entière.
  • Des outils de stockage, de partage de documents et d’échanges : progressivement l’équipe de BRUDED a adopté différents outils
  1. Dropbox : pour bénéficier d’un lieu de stockage unique pour l’ensemble des dossiers de            l’association.
  2. Googledocs/Googlesheet : pour partager des fichiers en commun et permettre tout à chacun de les modifier
  3. Loomio : pour recueillir les avis de l’équipe sur une action en cours, une sollicitation, une orientation… Cela permet d’éviter de surcharger les réunions d’équipe ou les mails et de rassembler ‘en un lieu unique’ l’ensemble des suggestions/participations/apports/avis de l’équipe
  4. Trello : l’outil nécessite un peu plus de maîtrise, mais certains salariés l’ont adopté pour assurer le suivi du pilotage de dossiers

Côté administrateurs

Les administrateurs sont également répartis sur le territoire. Si les conseils d’administration continuent de se réunir physiquement, sur une journée entière 3 à 4 fois par an, plusieurs outils ont été mis en place pour faciliter les échanges et les prises de décisions à distance.

  • Des bureaux et des réunions de travail en visiophonie : toutes les réunions de Bureaux se tiennent via l’outil skype avec le plus souvent 5 à 6 postes connectés derrière lesquels se rejoignent en moyenne une quinzaine d’administrateurs et membres de l’équipe. Ces Bureaux sont complétés par des réunions de travail en skype entre le binôme salarié d’un dossier et des administrateurs volontaires pour le suivre
  • Des échanges par mails facilités : une adresse mail unique permet à tout administrateur d’envoyer un mail à tous les autres administrateurs et de générer des discussions entre eux

Bilan après 15 ans :

  • Le télétravail fonctionne bien à condition d’un lien social fort (tel, mail, skypes, réunion physiques…) et d’une solidarité au sein de l’équipe
  • Il ne convient pas à tous : certains salariés préfèrent travailler dans un lieu de travail collectif, pour tout ou partie de leur temps de travail. BRUDED a autant que possible proposé une solution alternative à ses salariés l’amenant à louer des bureaux dans des lieux de travail collectifs :
  1. A la pépinière ESS de la CC du Val d’Ille Aubigné
  2. Dans les locaux de Redon agglomération
  • La visiophonie par skype fonctionne plutôt bien mais nécessite des connexions internet de qualité et trouve ses limites selon le nombre de participants. Un nouvel outil (Zoom) va bientôt être testé pour la réalisation du prochain conseil d’administration pendant la période de confinement du Covid-19
  • Les outils partagés nécessitent des sauvegardes régulières et une vigilance : ils ont les inconvénients de leurs avantages. Une mauvaise manipulation d’un utilisateur peut aboutir à jeter à la poubelle un dossier collectif.
  • Beaucoup des logiciels utilisés par l’équipe (dropbox, googledocs, skype…) dépendent de mastodontes comme « Google », qui sont sous licence et dominent le marché. Le partage de dossiers ou de fichiers  “en ligne” posent également la question de la sécurisation et de la propriété des données. L’objectif serait d’utiliser de plus en plus de logiciels libres, au-delà de ceux déjà expérimentés. .

Un remerciement au collectif Tiriad qui a formé l’équipe à l’utilisation de nombreux outils collaboratifs, notamment libres, lors d’une formation collective en décembre 2016 (photo).

Rédigé en mars 2020
Thématique : Démarches globales, Démarches globales et participatives

 

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