La Chapelle des Fougeretz (35) : halte à la réunionite aiguë !

Suite à un contexte difficile au sein de l’équipe municipale, de nouvelles élections ont été organisées en 2022. Une nouvelle équipe a démarré, composée de 27 élus, dont 6 de la minorité. Afin de limiter le nombre de réunions municipales, un travail est mené par les nouveaux élus avec l’appui de la DGS, pour optimiser les temps d’échanges.

Un fonctionnement chronophage, synonyme de désengagement potentiel

Comme dans beaucoup de communes, il y avait depuis 2020, un fonctionnement avec 3 commissions thématiques régulières et les réunions de conseils municipaux. A cela, s’ajoutaient les réunions hebdomadaires des adjoints, ainsi que toutes les réunions liées aux commissions de Rennes Métropole, celles dédiées au SCOT et au SYRENOR (syndicat qui réunit 8 communes, dont La Chapelle des Fougeretz). Cela nécessitait donc un temps conséquent et certains sujets pouvaient être vus plusieurs fois dans des instances différentes. Natacha Blanc, adjointe en charge de l’aménagement durable du territoire, explique : « Nous avons identifié deux enjeux liés à notre organisation interne : d’une part, de nombreux élus sont actifs, et ont donc peu de temps disponible et d’autre part, nous constations la nécessité de rendre les réunions plus productives et moins redondantes’ ! C’était aussi un engagement vis-à-vis des Chapellois d’être plus efficaces. »

Des ‘groupes-projet’, et moins de ‘commissions thématiques’

Face à ces difficultés, la nouvelle équipe a souhaité repenser l’organisation interne dès son arrivée en 2022. Un travail préparatoire été mené avec la DGS, qui a duré environ trois mois, pour tout repenser. Ensuite, une période de test sur environ un an, a permis d’arriver à l’organisation actuelle. Ainsi, il a été décidé de ne plus réfléchir uniquement en commission thématique. En effet, certaines ne se réunissaient quasiment pas et cette répartition ne permettait pas à tous les élus de suivre les différents sujets avant le Conseil Municipal.

Comme l’explique Natacha Blanc, « nous avons constaté que la commission finances par exemple, est liée à toutes les autres et n’avait finalement pas de raison d’être à part. Par ailleurs, certains élus entendaient plusieurs fois les mêmes informations dans différentes réunions, ça n’était pas motivant.

Il est important parfois de s’organiser autour d’une approche projet et non pas d’une approche thématique, qui est trop large.

Création d’une commission municipale unique, espace d’échanges en amont des conseils municipaux

Afin de résoudre le problème des conseils municipaux trop longs, la logique a été de revoir entièrement la procédure de travail pour qu’il n’y ait pas de redondance dans les réunions. Trois instances ont été définies :

• Quelques commissions thématiques : seules les commissions ‘Aménagement/urbanisme/espaces verts’ et la commission ‘Animation’ ont finalement perduré dans la pratique, car proches des affaires quotidiennes à gérer.

• Des groupes-projets, avec un nombre d’élus restreints (5 à 8) : leur durée d’existence n’est pas définie a priori, « Le groupe projet a une mission bien précise liée par exemple à un futur équipement (habitat senior) ou à une mission spécifique (restauration scolaire) ». L’animation est portée par un adjoint et un agent, responsable de service et l’objectif est de préparer un sujet/un projet pour ensuite échanger avec l’ensemble des élus pour prendre les décisions. Les conseillers municipaux qui ne sont pas membres du groupe prennent connaissance des sujets lorsqu’ils sont présentés en commission unique, qui est l’instance qui précède le conseil municipal. Des commissions uniques spécifiques ont également été organisées sur les sujets présentant des enjeux majeurs.

L’idée est que ces groupes projet continuent de travailler au moins tant que le sujet n’est pas ‘présentable’» en commission unique.

Natacha Blanc, adjointe en charge de l’aménagement durable du territoire

• Une commission municipale « unique », qui réunit tous les élus et qui n’est pas décisionnaire. C’est un espace d’échanges planifié 15 jours avant chaque conseil municipal, et animé par la maire (les conseils municipaux ayant lieu environ toutes les six semaines). « On balaie tous les sujets et les élus questionnent et donnent leur avis. Certains arbitrages peuvent être pris en commission unique, en fonction du travail produit en groupes-projet. On arrive ensuite en conseil municipal en ayant toutes les infos».

Chaque groupe-projet et chaque commission unique font l’objet d’un compte-rendu ou d’un support avec avis, et sont ensuite présentés en bureau des adjoints pour le quotidien ou en conseil municipal pour les décisions nécessitant une délibération.

En termes de communication interne, l’équipe municipale fonctionne avec l’application Teams et des échanges mails, chaque commission ayant un groupe mail de diffusion. Les dates des réunions sont programmées à l’avance et c’est l’adjoint(e) en charge de l’animation de la commission qui définit l’ordre du jour avec l’agent concerné.

Une vigilance dans les agendas

En dehors du travail pour limiter le nombre de réunions, une vigilance est apportée dans le calendrier, pour faciliter la participation des élus. « Nous ne programmons pas de réunion le samedi matin, par exemple, alors que c’était parfois l’usage auparavant. Si nous devons en faire une le samedi, elle se fait sans mobiliser d’agent. »

Lorsque les réunions ne sollicitent pas la participation de prestataires privées, celles-ci sont programmées uniquement le soir en semaine à partir de 18h, et jamais le vendredi soir. Les vacances scolaires sont sacralisées, aucune réunion n’est programmée sauf pour les adjoints si besoin, « et dans ce cas, nous nous organisons entre nous en fonction de nos vacances personnelles ».

Cette nouvelle « comitologie » est inscrite dans le règlement intérieur approuvé par délibération.

L’idée est de prévenir l’usure des élus. C’est bien d’avoir de belles idées et de concerter tous ensemble, mais mieux vaut s’organiser dès le début, pour savoir ce qui peut être fait le plus efficacement possible. Ce fonctionnement a contribué au fait que des élus actifs ou avec enfants aient pu rester investis, parce que le vrai enjeu est de garder les élus motivés pendant six ans !

Natacha Blanc