Yann Huaumé, maire de Saint-Sulpice-la-Forêt (35)

Conduite par Yann Huaumé, maire en lice pour un deuxième mandat, la nouvelle et unique liste de Saint-Sulpice-la-Forêt (1370 habitants) a été intégralement élue au 1er tour des municipales. Elle est composée de 5 élus sortants et 10 nouveaux élus. “Dès le mandat précédent, l’équipe municipale a mis en place plusieurs outils numériques visant à faciliter le travail collaboratif entre élus et avec les services. Après avoir vérifié la question du traitement des données et leur confidentialité, le choix s’est porté vers l’applicatif « G Suite » proposé par Google pro car il permet d’accéder à des outils efficaces à un tarif abordable dans un seul et même pack (Environnement Numérique). Concrètement, le pack comprend notamment :

• Des « dossiers partagés » qui permettent à chacun d’accéder aux documents communs depuis leur poste. L’intérêt réside, pour un même document ou dossier, de paramétrer les droits et les accès pour chaque personne ou groupe.  Ainsi chacun peut lire les documents  (lecture simple), y apporter des suggestions ou des modifications si il y est autorisé ;
• Un agenda partagé qui permet à tous les élus de partager leur agenda, entre eux et/ou avec les services, et de transmettre les invitations;
• Des e-mails « mairie » pour chaque nouvel élu et les services;
• Une multitude d’applications de bureautique (texte, calcul, illustration, présentation, sondage…) et de supervision ;
• Un outil de visio-conférence.

Avec la période de confinement, ces outils ont grandement facilité le travail. Ils ont notamment permis de maintenir les réunions de bureau en visio-conférence et de continuer de travailler à distance tant pour les  élus que pour les agents. Une fois les mesures d’urgence liées au Covid-19 mises en œuvre, ma principale préoccupation a été de savoir comment je continue de mobiliser l’ancienne équipe pour gérer les dossiers en cours tout en commençant à travailler avec la nouvelle. En cette période de confinement, un « environnement numérique commun » est une des pierres angulaires du travail collaboratif mais nécessite un accompagnement et une formation. Nous avons donc très rapidement lancé un questionnaire auprès des nouveaux élus pour  connaitre leur aisance dans la maîtrise des outils informatiques, créé leurs adresses mails et signé un plan de formation avec l’agence CLICC à Bovel pour 3600 €. L’organisme de formation aura pour mission d’assister les nouveaux élus dans l’installation de cet « environnement numérique » sur leurs ordinateurs et de former les élus par petits groupes à son usage. Dès aujourd’hui,  les nouveaux élus ont donc un accès aux derniers comptes-rendus de Bureau hébergés sur les « dossiers partagés ». On se donne tout le mois d’avril pour mettre en place la formation aux nouveaux outils informatiques. En parallèle, nous préparerons l’après-confinement et l’installation à venir de la nouvelle équipe municipale. Nous avons une première réunion en visio-conférence avec les nouveaux adjoints puis avec l’ensemble des élus pour discuter de la mise en œuvre de ce que l’on appelle entre nous le « Schéma Directeur ». L’objectif est de clarifier le pilotage des projets, les rôles et fonctions de chacun, les process de travail. C’est notre feuille de route pour les 6 ans  venir : quels sont les dossiers prioritaires, qui va piloter, selon quelle démarche, en associant quels partenaires, dans quelle instance… ? Les nouveaux élus sont aussi chargés de se mettre en contact avec les anciens élus afin d’assurer la transmission des dossiers. Il nous faut dès aujourd’hui anticiper l’après confinement et préparer les dossiers que l’on va lancer en priorité, pour s’assurer d’un début de mandat efficace et motivant  pour les nouveaux élus.”

Rédigé en mars 2020
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