Mutualisation des services à la communauté de communes Sud Estuaire (44)

La première vice-présidente de la communauté de communes Sud Estuaire (CCSE), Noëlle Mellerin, a suivi de près la démarche de mutualisation : “L’ensemble des élus souhaitait mutualiser des services dans la perspective de mieux maîtriser les coûts de fonctionnement tout en maintenant, voire en améliorant la qualité de service, et notamment sa continuité dans les communes où l’absence d’un agent se traduit nécessairement par l’interruption du service.”

Un cabinet d’études souligne l’intérêt d’un schéma de mutualisation

Au premier semestre 2016, un cabinet d’études est sollicité pour éclairer les élus sur l’intérêt de mettre en œuvre un schéma de mutualisation avec l’objectif de gagner en compétence et en efficacité tout en réduisant les coûts. Convaincues par les conclusions de l’étude remise en juin, quatre communes, représentant près de 22.000 habitants, et la communauté décident de lancer la mutualisation. Le départ à la retraite du directeur financier de la commune centre, Saint-Brevin-les-Pins (13.210 habitants), fournit l’opportunité de commencer par les services financiers et comptables.

Les communes choisissent librement d’adhérer à la mutualisation

Directrice générale adjointe de la CCSE, Laure Bouchereau précise : “La feuille de route remise par les élus indiquait que chacune des six communes de la communauté pouvait choisir librement, en fonction de sa situation et de ses besoins, d’adhérer ou non aux différentes démarches de mutualisation sur les finances, les ressources humaines, l’informatique et le scolaire.” La première étape a donc consisté à créer un service commun pour gérer toute la comptabilité : bons de commande dématérialisés, factures, recettes, liquidation, préparation des comptes administratifs, des décisions modificatives et des budgets. Les maires et les conseils municipaux restent bien sûr décisionnaires.

Les agents sont transférés des communes à la communauté…

Chaque agent transféré à la communauté dans le nouveau service a été reçu individuellement par la direction pour évoquer la réorganisation de ses tâches ainsi que son rattachement à la communauté et son nouveau lieu de travail dans des locaux disponibles de la mairie de la ville centre. Afin de réduire les écarts de régimes indemnitaires, une moyenne a été faite afin d’aligner les régimes les moins favorables sur cette moyenne sans baisser pour autant les régimes plus favorables. Enfin, des formations ont permis aux agents qui ne maîtrisaient pas le logiciel retenu de s’y familiariser.

… et les systèmes informatiques et comptables sont harmonisés

Outre ces dispositions concernant les personnels prises en concertation avec les instances syndicales, l’équipe en charge de la mutualisation – composée de représentants des cinq collectivités concernées – a dû harmoniser les systèmes informatiques et les procédures comptables, bâtir un nouvel organigramme et assurer le déploiement progressif de la dématérialisation et des signatures électroniques.

Au prix de quelques bugs vite résolus

C’est sur ces deux derniers points que des bugs informatiques ont perturbé la mise en œuvre de la mutualisation. L’un comme l’autre sont indispensables pour assurer la fluidité de la mutualisation en évitant aux élus et aux agents signataires d’avoir à se déplacer et en accélérant le transfert des documents dématérialisés via internet. “Nous n’avons disposé que de quatre mois pour tout mettre en place ce qui, rétrospectivement, apparaît un peu court”, indique la directrice générale adjointe. “Notre prestataire a probablement sous-estimé la difficulté que l’on aurait eu à gérer l’ensemble des budgets au même moment avec des priorités qui se télescopent et des intervenants plus nombreux.”

Communes satisfaites par les résultats de la mutualisation

La communauté et les communes, constatent que la démarche a produit les résultats attendus. Les agents sont montés en compétence et les collectivités disposent toutes de conseils en gestion de la dette, ainsi qu’en analyse et en prospective

Noëlle Mellerin – Première vice-présidente en charge des RH

Malgré ces bugs, après un an de pratique de la mutualisation le bilan est satisfaisant, remarque la première vice-présidente de la CCSE : “La communauté et les communes, constatent que la démarche a produit les résultats attendus. Les agents sont montés en compétence et les collectivités disposent toutes de conseils en gestion de la dette, ainsi qu’en analyse et en prospective.”

Coûts revus à la baisse

Une commune a ainsi pu renégocier ses emprunts avec des gains substantiels à la clé. Les tarifs du cabinet conseil ont aussi pu être revus à la baisse en mutualisant ses prestations sur les communes et la communauté. La continuité du service est assurée partout et les coûts globaux sont passés de 542.000 euros en 2016 à 492.000 euros en 2017, masse salariale, frais de fonctionnement et financement des logiciels inclus. “Après une première répartition des coûts, basée sur la masse salariale d’apport, les élus ont souhaité revenir à une clé plus simple, à savoir au nombre d’habitants. La CCSE prend 50% à sa charge et les 50% restants sont répartis entre communes en fonction de leur population.

Des pistes d’amélioration sont d’ores et déjà identifiées sur les tableaux de bord de suivi et la comptabilité analytique. Mais surtout la mutualisation suit son cours. Une cinquième commune a rejoint les quatre premières au 1er janvier 2018 et les mutualisations successives des ressources humaines, de l’informatique et du scolaire devraient être achevées au plus tard en 2020.

Territoire en croissance

Bordée par les eaux de la Loire au nord et par l’océan Atlantique, la communauté de communes Sud Estuaire ne mise pas seulement sur les infrastructures touristiques développées dans le territoire ni sur l’activité de son office du tourisme intercommunal. Située entre Nantes et Saint-Nazaire, elle bénéficie du dynamisme économique de la région et voit sa population croître régulièrement (+1,4% par an entre 2009 et 2014) sous l’impulsion notamment des grands donneurs d’ordre que sont Airbus et STX France.