Plouguerneau (29) : les élus se forment pour améliorer la gouvernance municipale

Yannig Robin, maire et Marie Bousseau, première adjointe, ont partagé leur expérience lors d’une visio flash (1h) organisée par BRUDED le 26 janvier 2023 sur le thème « Gouvernance municipale : retours d’expériences pour une équipe municipale impliquée et motivée ».

(Re)voir la visio et découvrir leur témoignage :

Une formation de deux jours en 2021

Suite aux nombreux questionnements et échanges avec d’autres collectivités sur ces problématiques de gouvernance « interne », les élus de Plouguerneau ont fait appel à la structure « Fréquence commune » pour les accompagner lors d’une session de formation de deux jours.

Les deux formateurs, élus eux-mêmes ne sont pas venus avec une formule magique ni avec des outils tout faits. Ils connaissent très bien le sujet, ont accompagné de nombreuses collectivités de toutes tailles et sont partis de nos besoins et difficultés pour définir – avec nous – les pistes d’amélioration

Marie Bousseau, 1ère adjointe

Cette formation de quatre demi-journées a rassemblé 18 élus de la majorité (sur 24) et le DGS, arrivé récemment au sein de ses fonctions.

Fréquence commune est une structure qui a pour but d’accompagner, mettre en réseau et raconter. Son cœur de métier est celui de l’accompagnement des élu‧e‧s et les habitant‧e‧s sur le terrain. Pour cela, ils proposent une série de formations et d’accompagnements spécialement conçus pour les aider.

Le programme

• Journée 1 / Matin

Analyse du schéma d’organisation de la commune dans une dynamique d’écoute de l’ensemble des participants. « C’est un exercice peu habituel pour les élus qui donne la parole à chacun et permet une grande écoute de tout le monde »

• Journée 1 / Après-midi

Re-construction collective du fonctionnement interne et réflexion pour constituer un nouveau « schéma de gouvernance » adapté au contexte des élus.

• Journée 2 / Matin

Le schéma de gouvernance est proposé au groupe et retravaillé pour y définir les rôles des élus.

• Journée 2 / Après-midi

Travail sur les techniques d’animation de la « réunion -hebdomadaire – de la majorité »

• Après la formation

Trois mois après la formation : une séance de travail en visio sera proposée pour analyser l’organisation envisagée avec les formateurs.

Les éléments forts qui en ressortent

La sociocratie

Ici, on a travaillé sur ce qu’ils appellent la « sociocratie » qui vise à aller vers des solutions de « consentement » plutôt que de « consensus » qui sont globalement chronophages et peu satisfaisants. Le « consentement » est un moyen d’avancer sur des sujets qui font débat sans prétendre à trouver une solution qui convient à tous : chacun « consentira » à accepter que la solution ne lui convient pas à 100%.

Techniques d’animation

Les formateurs ont utilisé plusieurs méthodes d’animation (« world café », « post-it »…).

Dans l’idée de poursuivre ce travail et surtout d’aller vers les habitants, des outils d’animations seront transmis aux élus.

Réunions de la « majo »

Le fonctionnement de cette réunion hebdomadaire n’est pas satisfaisant pour les élus : jusqu’à présent, la première adjointe préparait l’ordre du jour et animait la réunion qui permettait d’aborder deux ou trois sujets seulement et provoquait de nombreux débats interminables.

Les formateurs ont alors proposé un nouveau mode de fonctionnement qui devrait permettre aux élus d’être beaucoup plus efficaces et au courant de tous les projets en cours :

• Définition du rôle de cette réunion
• Elle donnera à l’ensemble des groupes de travail la possibilité de présenter l’avancement de leurs dossiers pour le valider ou demander des avis, sans qu’il y ait débat (le débat doit avoir lieu au sein du GT)
• L’animateur de la réunion de la « majo » a été choisie par une « élection sans candidat » : chacun s’est exprimé pour dire qui il voit en cette position ; en ressort une personne qui devra animer après avoir recueilli l’ordre du jour en début de réunion (permettant à chaque élu de dire quel sujet il souhaite aborder)
• Le compte-rendu sera rédigé par une personne désignée en début de réunion et relu/validé par l’ensemble des élus.

Les « groupes de travail » – GT

L’idée est d’adopter un périmètre souple.

Composé d’un élu référent, d’un référent des services et d’autres élus intéressés/impliqués par le sujet (y compris élu de la minorité), ces groupes de travail sont aussi ouverts aux habitants, associations… Ils pourront également faire l’objet d’une ouverture plus large, ponctuellement, à des partenaires extérieurs dans le cadre de comité de pilotage sur des projets le nécessitant.

Les débats de fond ont lieu au sein des GT. Les décisions sont présentées en réunion de la majorité pour une validation en conseil municipal, mais les débats n’y auront plus lieu ; cela permettra une plus grande « autonomie » des GT et surtout d’alléger les réunions de la majorité et y laisser place aux retours de tous les projets portés par un ensemble de GT.

Posture – place des élus minoritaires

Les élus ont choisi de ne pas les inviter à cette formation dans le but de faciliter les échanges et recréer du lien un peu perdu depuis les élections (Covid, distanciation…) entre élus de la majorité ; Néanmoins, beaucoup de réflexions ont lieu sur le moyen de bien intégrer la minorité (5 élus sur 29).

Les commissions municipales fonctionnent de manière assez classique : composées de 6 éluݥes de la majorité et un·e élu·e de la minorité, elles traitent les sujets (avec peu de délibérations à la clef) présentés en conseil municipal.

D’un GT à l’autre, selon les sujets abordés, les élus de la minorité seront invités à participer au GT.

Bilan et suites de la formation

Passer deux jours ensemble nous a vraiment fait du bien, on n’avait pas pris ce temps indispensable depuis les élections… Si d’autres élus se posent la question de s’engager dans une telle démarche de formation, je leur conseille vivement d’y aller, c’est tellement bénéfique : on nous a donnés des clefs qui nous redonnent de l’énergie !

Marie Bousseau

Les élus se donnent par ailleurs six mois pour voir comment ce nouveau fonctionnement se met en place. À l’issue de cette formation qui a satisfait pleinement tous les élus participants, il est évoqué l’idée de refaire une seconde formation pour réfléchir aux moyens et outils permettant d’assurer une ouverture aux habitants dans la mise en œuvre de projets « participatifs ».

Une journée de formation en 2022

En 2022, les élus mesurent la difficulté à avancer sur des questions budgétaires dans un contexte [national] très tendu (crises sanitaire, économique, énergétique, politique…). Ils sollicitent alors Fréquence commune à nouveau pour les aider à travailler cette question. Dix-sept élus de la majorité ont participé à une journée de formation (un samedi) à l’automne 2022. Outre ce travail sur les questions budgétaires, ils ont aussi évalué les outils mis en place dès 2021 et identifié les points de progression. Les groupes de travail par projets fonctionnent bien (composés d’élus et d’agents, il en existe une dizaine), les réunions de la “majo” plus efficientes du fait d’un retour des groupes et d’un ordre du jour travaillé collectivement. La volonté de travailler sur le ‘consentement’ au lieu de prôner un consensus à tout prix est très présent, même si ce n’est pas toujours facile d’animer ce type de débats.

Il faut savoir lâcher et mesurer à quel moment un sujet/une position est ou non si importante pour moi à tenir

Une des difficulté rencontrée est celle de la multiplicité des groupes de travail qui engendre parfois un travail ‘en silo’. Il semble important de trouver cet équilibre entre l’autonomie des groupes de travail à avancer sur leurs projets et le besoin d’en rendre compte en réunion de la “majo” et, in fine, au conseil municipal qui prendra les décisions.

Marie Bousseau, adjointe

Reste le volet du lien avec les habitants. Si cet aspect est beaucoup travaillé par la municipalité dans de nombreux projets où la population est appelée à contribuer activement, il rencontrent plus de difficultés à créer du lien avec les habitants au sein des instances du conseil.

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Contacts

• Marie Bousseau, première adjointe – 02 98 04 71 06
• Fréquence commune – Des formations
• Tristan Rechid (élus de Saillans) et Mathilde Ouzé (élue dans la Creuse)

Rédaction : avril 2021 - màj nov 2022